Política de Tratamiento de Datos Personales

01Responsable del tratamiento

SPOSC (en adelante, “SPOSC” o “nosotros”) actúa como responsable o como encargado del tratamiento, según el tipo de dato:

• Para los datos de tu propia cuenta (cuando te registrás) y los datos de quien nos escribe por el sitio web sapps-bveu.onrender.com, SPOSC es responsable del tratamiento.
• Para los datos de personal, clientes y proveedores que una empresa cliente carga en la plataforma como parte de su propia operación, esa empresa es la responsable del tratamiento, SPOSC actúa como encargado, procesando esos datos únicamente según sus instrucciones y para prestarle el servicio.

Podés contactarnos para cualquier tema relacionado con esta política a sappscolombia@gmail.com. Si tu consulta es sobre datos que tu empleador cargó sobre vos, también podés dirigirte directamente a esa empresa.

Pendiente completar: razón social, NIT y domicilio una vez SPOSC quede formalmente constituido como persona jurídica.

02A quién aplica esta política

Esta política aplica a los datos personales de las personas que usan SPOSC: usuarios con cuenta de acceso dentro de una empresa cliente (administradores, operadores, transportistas, personal administrativo), personas cuya información es cargada por una empresa cliente como parte de su operación (por ejemplo, el personal de un depósito, o los contactos de sus clientes y proveedores), y visitantes del sitio web que se comunican con nosotros.

03Qué datos personales recolectamos

• Datos de cuenta: nombre completo, correo o nombre de usuario, cargo dentro de la empresa.
• Datos de personal: nombre completo, cargo, fecha de ingreso, título profesional y número de tarjeta profesional del personal que la empresa cliente registra en el sistema.
• Datos de clientes y proveedores: nombre o razón social, documento, teléfono, correo y dirección de los clientes y proveedores que la empresa cliente gestiona dentro de SPOSC. De los proveedores también se guardan datos tributarios y comerciales, los nombres, cargos y datos de contacto de las personas con las que la empresa trata y, si un administrador los registra, datos bancarios, que solo los administradores pueden ver.
• Datos de geolocalización: la posición GPS del dispositivo del transportista asignado se registra solo en tres momentos de una ruta de reparto: al iniciarla, al marcar cada entrega y al finalizarla, para dejar constancia de la entrega. No se sigue el recorrido. Es el dato que tratamos con mayor cuidado dentro de la plataforma (ver sección 8).
• Datos de contacto por el sitio web: nombre y correo de quien escribe a través del formulario o enlace de contacto de la página pública.

04Cómo se recolectan los datos

Los datos se recolectan directamente: los carga la propia persona (al crear su cuenta) o la empresa cliente (al registrar su personal, sus clientes o sus proveedores dentro del sistema). Los datos de geolocalización se toman desde el navegador del transportista solo cuando él mismo inicia una ruta, marca una entrega o finaliza la ruta; nunca en segundo plano ni fuera de ese contexto. El sitio web público de SPOSC no usa cookies de rastreo publicitario ni comparte datos de navegación con redes de publicidad.

Para saber cuánta gente visita el sitio público y cuántas personas se registran, medimos esas visitas de forma anónima con PostHog, sin cookies y sin guardar nada en el navegador: registramos qué páginas públicas se ven, desde dónde se llega (por ejemplo un buscador o un enlace compartido), el tipo de dispositivo y los clics en enlaces y botones. Dentro del panel solo contamos, por empresa y por rol, cuántas veces se inicia sesión y cuántas veces se entra a cada módulo, sin identificar a la persona. No registramos lo que se escribe en los formularios ni lo que se ve en las pantallas, y no grabamos la pantalla.

05Para qué usamos los datos

Usamos los datos personales para: operar la plataforma y prestar el servicio de trazabilidad y cumplimiento normativo que ofrece SPOSC; identificar y autenticar a cada usuario; dar soporte cuando se solicita; responder consultas hechas a través del sitio web; y cumplir obligaciones legales, como atender un requerimiento válido de la autoridad sanitaria competente. No usamos los datos personales para fines publicitarios ni los vendemos a terceros.

06Con quién se comparten los datos

Los datos no se venden ni se ceden a terceros con fines comerciales. Sí se comparten, como encargados del tratamiento y bajo las condiciones contractuales de cada proveedor, con los servicios de infraestructura que hacen posible que SPOSC funcione: la base de datos y autenticación (Supabase) y el alojamiento de la aplicación (Render), ambos usados exclusivamente para prestar el servicio, y la medición anónima de visitas al sitio público y del uso del panel por empresa (PostHog), descrita en la sección 4. También podemos compartir información puntual con una autoridad competente cuando exista una obligación legal de hacerlo.

07Transferencia internacional de datos

Los proveedores de infraestructura mencionados en la sección anterior pueden almacenar y procesar datos en servidores ubicados fuera de Colombia. La Ley 1581 de 2012 permite este tipo de transferencia internacional cuando el país de destino garantiza un nivel adecuado de protección de datos, o cuando existen las salvaguardas contractuales necesarias con el encargado del tratamiento. Es el criterio bajo el que trabajamos con nuestros proveedores.

Pendiente de confirmación legal: el mecanismo exacto (nivel adecuado declarado o cláusulas contractuales específicas) según los términos vigentes de cada proveedor.

08Dónde se almacenan y cómo se protegen

Los datos se almacenan en infraestructura en la nube, con conexiones cifradas entre el navegador y nuestros servidores. Cada empresa que usa SPOSC solo puede ver y administrar su propia información: la plataforma aísla los datos de cada empresa a nivel de base de datos, no solo a nivel de pantalla. Dentro de cada empresa, el acceso a cada módulo está limitado según el rol de cada persona (por ejemplo, un transportista no puede ver los datos administrativos ni financieros). Los datos de geolocalización solo se registran al iniciar una ruta, en cada entrega y al finalizarla.

09Cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos tus datos personales mientras exista una relación con la empresa cliente y sea necesario para las finalidades descritas en esta política, o mientras exista una obligación legal o contractual de conservarlos. Cuando una empresa deja de usar SPOSC, sus datos se conservan por un periodo prudencial que le permita solicitar una copia de su información o retomar el servicio; pasado ese periodo, y salvo que exista una obligación legal de conservarlos, los datos se eliminan o se anonimizan.

10Derechos del titular (Habeas Data)

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, como titular de tus datos personales tenés derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

11Cómo ejercer estos derechos

Podés ejercer cualquiera de estos derechos escribiendo a sappscolombia@gmail.com, indicando tu nombre completo, el dato o trámite sobre el que consultás o reclamás, y un medio de contacto. Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables cinco (5) días hábiles más si es necesario. Los reclamos se resuelven en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables ocho (8) días hábiles más, informándote siempre el motivo de cualquier demora.

Si tu consulta es sobre datos que una empresa cargó sobre vos como su personal, cliente o proveedor, te recomendamos dirigirte primero a esa empresa, que es la responsable de esos datos (ver sección 1), igual podés escribirnos a nosotros y te ayudamos a encaminar el reclamo.

12Menores de edad

SPOSC es una herramienta para uso profesional dentro de depósitos de medicamentos y dispositivos médicos. No está dirigida a menores de edad y no recolectamos intencionalmente datos de menores.

13Vigencia y cambios

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios en la plataforma o en la normatividad aplicable. Cuando eso pase, vamos a actualizar la fecha al inicio de este documento.